• Melanie Castillo

¿A dónde se fueron las reuniones?

Actualizado: ago 27

De reuniones a sesiones de trabajo. Empieza hoy a transformar tu día con sesiones de trabajo que agregan valor a tu gestión y construye organizaciones lean ágil.



Lo primero que quiero que hagas antes de leer estas líneas es contestar las siguientes preguntas:

  1. ¿Te han invitado a reuniones que no sabes porqué estas allí?

  2. ¿Has tenido reuniones dónde al finalizar no sabes a qué llegaron?

  3. ¿Has organizado reuniones solo para informar y aún así no queda claro?

  4. Asistes y pocos días te preguntas ¿qué fue de lo que se habló en la reunión? Alguien recibió los acuerdos?

Si respondiste sí al menos a dos de ellas, continua leyendo. Quiero compartir contigo de manera práctica cómo he aprendido y sigo evolucionando mi día a día con sesiones de trabajo en lugar de reuniones.

Revisa el contenido cuantas veces lo necesites.....

  1. ¿Qué son las sesiones de trabajo y qué buscan?

  2. Tipos de sesiones que puedes tener

  3. Preparación, es la clave del éxito

  4. Agenda sugerida, adáptala a tus objetivos

  5. Desarrollo a partir de la co-creación y ¿Qué herramientas funcionan para sesiones virtuales o presenciales?

  6. ¿Y ahora qué hago con los resultados?

  7. Llamado a la acción

¿Qué son las sesiones de trabajo y qué buscan?



En estas últimas dos semanas he sido testigo del beneficio de planificar una sesión de trabajo en contraste con una reunión. Cuando pongo todas mis energías en el propósito de la sesión, en cuál será el resultado final y a quiénes necesito para lograrlo todo empieza a fluir. Luego viene cómo lo lograré, empiezo a imaginarme en la sesión trabajando colaborativamente con los demás y visualizo el resultado y su efectividad, entonces empiezo a pintar el lienzo, a buscar las herramientas, a crear las invitaciones y lo que se ocupe para crear el resultado...

Cuando realmente estoy en la sesión se hace realidad y se consigue eso que imaginé y en algunas ocasiones más, en otras menos pero obtengo más que cuando digo, no, esta es una típica reunión, le daré el trato que ocupa y resulta siendo de 30 a 1 hora en la que no se logra lo que se necesitaba y en especial las personas no conectan.


Las sesiones de trabajo ayudan a promover entornos Lean Ágil, promueven la co-creación para obtener resultados de calidad elaborados por equipos multidisciplinarios en un momento dado de preferencia cara a cara tanto para equipos presenciales como para los que estén remotos por medio de el encendido de las cámaras.


Las sesiones de trabajo deben ser desarrolladas a lo largo de la organización, para entornos estratégicos, como lo es la planificación de las metas anuales, trimestrales o fines más medidos y tácticos como priorización y selección de presupuesto de una cartera de proyectos o iniciativas; para lluvia de ideas y priorización, clasificación, retrospectivas, levantamiento de charters, en fin, múltiples usos que logran obtener resultados en un lapso corto de tiempo y efectivo.

En otras palabras, las sesiones te harán más efectivos en tus objetivos al realizar las entregas o parte de ellas durante la sesión y no al finalizar la misma. Se convierten en momentos del día que te suman valor y te brindan resultados que tienes en tu pila de trabajo.


Las sesiones de trabajo buscan la efectividad de cada objetivo perseguido concentrándose en:

  • Evitar influencias

  • Generar compromisos

  • Realizar entregas de valor en menor tiempo y mayor calidad

  • Eliminar silos y perdidas de información

  • Co-crear

  • Buscan promover la creatividad de quienes participan

  • Evaluar diferentes puntos de vista

  • Aunque no es el principal pero es una consecuencia de aplicarlas, ser divertidas.


Tipos de sesiones que puedes tener



Diariamente tenemos retos que abordar y varios de ellos dependen de otros, esto puede ser semanalmente, mensualmente, trimestralmente y anualmente como siempre lo has necesitado. La decisión que tienes que tomar es, haces una reunión para esto?, lo trabajas solo? o haces una sesión de trabajo? Si estas apuntando, que eso espero, a una organización lean ágil, la decisión es la última.


Los tipos más frecuentes de sesiones aunque no se limitan son:

  • Planificación estratégica

  • Para la gestión de proyectos (cualquier parte del ciclo)

  • Resolución de problemas cotidianos

  • Toma de decisiones

  • Retrospectivas

  • Generación de ideas

  • Planteamiento de iniciativas o mejoras

¿Cuál es la tuya? ¿Cuál no esta aquí y es frecuente en tu día a día? contéstame en comentarios o responde el correo!



Preparación, es la clave del éxito

Cada sesión tiene sus objetivos a perseguir, puedes crear una estrategia que te ayude a conectar con quienes aportan y conseguir resultados positivos. Ten presente revisarlas y accionar en torno a estas:

  • ¿Qué quieres conseguir y producir como resultados claves de la sesión?

  • ¿Quiénes pueden contribuir a crear el resultado que necesitas? y porqué? Asegúrate que solo sean los que realmente necesitas, cuida el tiempo de todos.

  • Revisa que herramientas que puedes utilizar para lograrlo

  • Necesitas insumos como información, decisiones previas, autorizaciones?

  • Realiza un checklist inicial de la secuencia de la sesión

  • Debes tener en cuenta mientras planificas que los participantes puede que necesiten prepararse para la sesión por lo que recuerda tener presente enviarlos previamente con antelación.

Ahora, echa un vistazo a la logística...

  • Donde lo realizaré?: Reserva del espacio o plataformas digitales como MIRO, MURAL o Lucidspark.

  • Cuando lo realizaré?: Reservar agendas que beneficien a la mayoría.

  • Cuánto durará? : Esto va a depender del objetivo y agenda que hayas armado.

  • Qué necesito? : Revisa cada material, datos, documentos a compartir.

  • Se necesitará traslado? Los participantes tienen como trasladarse? Debes contar con este espacio para la agenda y recordárselo.

  • Cuál será la agenda? Debes armarla de acuerdo con los objetivos y la herramienta que selecciones que te llevarán a cumplirlos dentro de la sesión o sesiones.


Si te estas preguntando, ¿Por dónde empiezo? ¿Qué agenda me sugieres?

Esta de seguro es una de mis partes favoritas porque aprendo con cada sesión y por supuesto con cada error u oportunidad de mejora que identifico, ten presente esto cuando lo hagas.

Adapta tu agenda dependiendo del objetivo perseguido, te sugiero como base:

  • Rompe hielo o energizante

  • Políticas de convivencia

  • Presentación de los objetivos e información

  • Desarrollo de la herramienta seleccionada

  • Recapitular

  • Retrospectiva (puede ser permanente en un espacio para que ningún pensamiento se quede por fuera)

Desarrollo a partir de la co-creación



En las siguientes líneas te comparto acciones que me han sumado y llevado a cumplir con el objetivo de diferentes tipos de sesiones:

  • Has una introducción de la herramienta a utilizar.

  • Practica la introducción que sea apropiada para la herramienta que se va a desarrollar.

  • No hay respuestas erróneas o correctas.

  • Los participantes diseñan, desarrollan y se enfocan en la visión, no en las respuestas. Luego tendrán oportunidad de pulir, déjalos que fluyan.

  • Es una conversación donde todos participan.

EVITA:

  • Muchas personas de un mismo equipo juntas.

  • Evita realizar cualquier promesas de cambio de las prioridades o realizar cualquier compromiso de características, entregables a menos que estén en pleno ejercicio de priorización y lo decidan en conjunto.

  • Evita utilizar expresiones como “Eso debe ser fácil”. Esto le plantea expectativas falsas o “debe ser muy difícil” es un muro y muy prematuro que puede hacer que se archive.

  • Escucha sin juzgar, son tu equipo de trabajo, tus clientes internos o externos, tus stakeholders. Todos están en el proceso de construcción y pueden equivocarse.

DEBES:

  • Mantener la flexibilidad sin salirse del objetivo.


  • Interpretar las opiniones y recapturar el mensaje a todos.

  • Mantente enfocado en las situaciones de los problemas.

  • Construye una relación positiva con los clientes y equipo.

  • Mantener la confidencialidad.

  • Respetar la diferencia de opiniones.

  • No discriminar y ser respetuoso al escoger.

PREPARATE PARA:

  • Manejar temas sensitivos con diplomacia.

  • Reconocer las personas problemáticas y actuar apropiadamente.

  • Manejar personas participativas y no participativas.

LLEVA:

  • Experiencia en diferentes temas/disciplinas/ áreas


¿Qué herramientas funcionan para sesiones virtuales o presenciales?



Lo primero que debes saber es que:

  • El espacio físico y los materiales que utilizabas antes como flipcharts o hojas de rotafolio ahora debes escoger en qué entorno de trabajo virtual lo harás. Aún cuando estoy presencial por distanciamiento social y por productividad escojo herramientas como Miro, Mural o Lucidspark para este propósito. Una vez termino exporto y socializo.


  • Segundo, la herramienta que te ayudará para lograr el objetivo, suelo hacerlo por medio de dinámicas de alta colaboración que desarrollo como plantillas o alguna de estas herramienta ya vienen con plantillas que puedes utilizar rápidamente. Te dejo un banco de sugerencias de acuerdo con el propósito. ¿Quieres más ejemplos? Descarga la guía de sesiones de trabajo


- Planificación estratégica: montaña de valor, flecha de objetivos, regresando al futuro.

- Toma de decisiones: técnica de priorizacóin como MoSCoW, 100 puntos, hoy, mañana y futuro, 6 sombreros para pensar.

- Resolución de problemas cotidianos: mapa de empatía, esquemas, mapa de ideas, pre-mortem y post-mortem.

- Retrospectivas: Estrella de mar, multigrano, grua de equilibrio, barco de vela.

- Generación de ideas: SCAMPER, tablero de ideas.

¿Y ahora qué hago con los resultados?



Una vez que terminas la sesión de trabajo, debes tomar acción. Procesa los resultados y ve por más:

  • Revisar las fotografías si las hay

  • Exporta los resultados

  • Procesar los resultados si es necesario

  • ¿Cuáles fueron los aportes?

  • ¿Hay patrones? Tendencias?

  • ¿Qué sorpresas emergieron?

  • Priorizarlas. Cuales son las más importantes?

  • Incluye todos las aportes: positivas y negativas.

  • Examine cada contenido y pregúntate:

  • Es una propuesta/ solución viable? es necesario una segunda sesión?


Acciona




Comparte los resultados y analiza:

  • ¿Se cumplieron los objetivos?

  • ¿Estas dispuesto a aceptar el juicio, opinión de los participantes?

  • Comunica el resultado a la alta gerencia de ser necesario

  • Comparte los resultados de la retrospectiva

Revisa si es necesario:

  • Ajustes a los planes a corto plazo o OKR's?

  • Ajustes al roadmap/hoja de ruta, esta resulta ser ahora más larga, más corta, qué impacto hay?

  • Ajusta el caso de negocio u otro documento?



La agilidad y la innovación en las organizaciones es algo que se va construyendo día a día y va a depender mucho de cómo resolvemos nuestros problemas cotidianos, no solo grandes problemas, proyectos, productos y estrategias.


Como siempre digo, no hay receta de cocina, ni herramientas mágicas que hagan la agilidad por nosotros y promueva la innovación en nuestros equipos. Existen muchas otras herramientas y maneras de hacer una sesión de trabajo de las que cité, pero de seguro no debe faltarte estos consejos prácticos en cada sesión de trabajo. La planificación y la base de la colaboración son la clave.


Te invito a que reemplaces las reuniones por sesiones de co-creación, te reuses a reuniones sin sentido y que saques provecho al tiempo que tienes con tu equipo.


Estoy a un mensaje de distancia! ¿Te agregó valor? ¿Qué otros utilizas? Te leo en los comentarios.


Tú puedes conseguirlo, adelante!










Coach Lean Ágil e Innovación Empresarial

www.soymelcas.com

melanie.castillo@pmolead.com