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Cada vez me convenzo más que las retrospectivas no son solo para proyectos o iniciativas antes de finalizar un sprint. Realmente es una práctica de muchas que te ayudarán a construir la cultura de mejora continua y agilidad en tus equipos y por ende en tu organización.
Hace unos días estuve con un equipo que he estado viendo por alrededor de dos semanas y te cuento una anécdota. Lo que los une es el servicio que prestan de inicio a fin como equipo multidisciplinario no debido a un proyecto o iniciativa. Estábamos terminando de revisar los tableros de gestión que iniciaríamos cuando vi cierto ambiente de queja, cansancio e ironía y les hago una pregunta, ¿Me regalan 20 minutos para algo que les ayudará con la comunicación entre ustedes? ..a lo que asintieron y empecé la retrospectiva con una herramienta que tenía a la mano en Miro y les dije, vamos hacerlo con el contexto de este servicio que prestan.
Lo que sucedió a continuación fue magistral. Pudieron canalizar todo lo que pensaban no estaba funcionando correctamente con los roles, herramientas, comunicación, así como las ideas que tenían y terminaron con 4 acuerdos que pudimos compartir con el equipo gerencial, mismos que apoyaron 3 de ellos ya que el cuarto solo dependía de ellos.
Este es uno de los muchos ejemplos que pudiese compartirte de éxito al utilizarlo y es por esto que quiero compartir contigo este contenido para que puedas mejorar de la mano de tu equipo también.
Revisa el contenido cuantas veces lo necesites.....
Qué son las retrospectivas
La retrospectiva es un evento que se realiza como sesión de trabajo donde los equipos se unen en torno al objetivo de aumentar la calidad y efectividad del trabajo que realizan en conjunto.
Durante la retrospectiva el equipo reflexiona cómo fue el último periodo, es decir, si estas utilizando Scrum, el Sprint que están por finalizar, o si estas utilizando Kanban el ciclo o las últimas dos a tres semanas de prestación de servicios de un equipo en particular en la organización.
Cómo la desarrollas?
La reflexión que se realiza es en torno a diferentes temas a saber:
las personas, sus roles, hay brechas encontradas?
las interacciones, es decir, la comunicación entre los miembros del equipo y hacia afuera de él
los procesos que se están utilizando, hay oportunidades de mejora? algún cuello de botella?
las herramientas técnicas o de facilitación de las sesiones de trabajo están trabajando adecuadamente?
Los criterios escogidos para determinar si el trabajo esta terminado o no. Este es uno de los más importantes que apunta a la calidad y es la definición de terminado.
En la misma línea de los puntos arriba mencionados el equipo se pregunta:
Qué salió bien o si esta funcionando en el periodo/Sprint en cuanto a los temas
Qué problemas se encontraron y como se resolvieron
Qué hay que mejorar, que podemos hacer con menor frecuencia o intensidad
Qué ideas se tienen de mejora. Esta es muy importante, siempre deja este espacio abierto y permanente durante el ciclo, periodo o sprint.
A qué acuerdos llegarán para mejorar la calidad y efectividad de las entregas de valor y/o servicio que prestan?
Estas sesiones de trabajo por experiencia tienen una duración de 45 minutos si analizas contextos puntuales como servicios prestados, 1:30 hr a 2 para proyectos e iniciativas con ciclos o sprints de 2 a 3 semanas y un último ejemplo 3 hrs para un sprint de un mes según la guía de Scrum del 2020.
Las retrospectivas son realizadas por el equipo, esto excluye interesados, sponsor, product owners y otros que no formen parte de la dinámica de desarrollo de las actividades de proyectos, iniciativas o servicios.
En qué contextos puedo usarlas
Cada día me convenzo mas que es una sesión de altísimo valor para seguir construyendo una cultura de mejora continua que suma a la agilidad organizacional.
Abajo te dejo ejemplos empleados que espero te inspiren para empezar a realizarlo aun cuando en tu organización no estén aún con Scrum o Kanban por ejemplo. Este es uno de esas sesiones donde se demuestra que son ágiles!
Puedes utilizarlo en:
Cómo último evento de un sprint, luego de la revisión de la entrega
Cómo parte de la revisión de prestación de servicios de Kanban para mejorar la efectividad
Si perteneces a un equipo de tecnología, finanzas, ventas, mercadeo, servicio al cliente o un equipo de ejecutivos que constantemente revisan estrategia de la empresa, cualquiera de estos ejemplos, pueden realizar una retrospectiva para evaluar la efectividad y calidad de los servicios que prestan cada mes, tres semanas o dos, siempre procurando menos tiempo entre una y otra.
Si perteneces a un equipo de proyectos o iniciativa multidisciplinario que están utilizando enfoque predictivo o híbrido, adelante, de la misma manera, busca espacios entre entregas para realizarlo.
Al finalizar una sesión de trabajo de cualquier índole, por ejemplo, levantamiento de requisitos, sesión de visión, revisión de OKR's, entre otros. Esto te permitirá mejorar las siguientes sesiones del miso tipo. En el blog pasado te explico como hacerlo como parte de cada sesión de trabajo.
Qué herramientas puedes utilizar
Para tener mayor efectividad en la sesión de retrospectiva y que la misma no se convierta solo en conservatorio mi mayor recomendación es que utilices una herramienta colaborativa para este propósito como por ejemplo:
Para proyectos, iniciativas:
Estrella de mar (abajo te dejo un ejemplo)
Velero
Mad, Sad, Glad
4L: Liked, Learned, Lacked,Longed for
Multigrano
Para reflexiones de las áreas y servicios prestados:
Estrella de mar
Velero
Mad, Sad, Glad
Balance Crane
Para reflexionar al final de cada sesión
Mad, Sad, Glad
Reflexión de sesión
Quick retrospectiva: good/bad/ideas
los anteriores son ejemplos de algunas herramientas que puedes utilizar, sin embargo que no te detenga ni te limite la estructura de ellas, siempre puedes mejorar y adaptarlo a tu cultura "tropicalizarlo".
Ahora que estamos en modo virtual/remoto te recomiendo las hagas en Miro, Mural o Lucidspark que ya cuentan con plantillas pre-creadas o puedes hacerlas de 0 y guardarlas para repetirlas las veces que desees. Como herramientas complementaria, si surgen acciones importantes y cambios en la definición de terminado puedes alimentarlas directamente en el SW que usas para el tablero de gestión, Jira, ClickUp, SwiftKanban, Kanbanize entre otros.
Qué sigue después de una retrospectiva
Lo que te queda por delante después de una retrospectiva es tomar acción con tu equipo. Esto incluye:
Accionar sobre los acuerdos, cambios decididos, entre otros que decidieron colaborativamente
Pregúntate, qué no funcionó bien en la retrospectiva?
La herramienta te ayudo? Qué puedes mejorar para la siguiente retrospectiva?
Socializa lo trabajado, puedes exportar en las herramientas digitales y/o compartir el link.
No quiero terminar sin antes compartir algunos tips para el desarrollo:
Trata siempre de apoyarte de una herramienta. Una vez la elijas explícala y socialízala con el equipo.
Recuerda que la herramienta es un apoyo, no pasa nada si la modificas o surge otra sección o hay algo en ella que nadie ve que puede aportar, lo importante son las personas y sus interacciones, recuerda.
Te sugiero que inicies con una escritura en silencio individual para asegurar que obtienes de todos los involucrados y con esto ahorras mucho tiempo. Luego discute y actúa entorno a los aportes.
Para las acciones, acuerdos recuerda priorizarlo, puede que sean muchas para el siguiente periodo. Todo acordado colaborativamente.
Te invito a que si aún no haces retrospectivas con tus equipos empieces en este momento o si las haces espero que te agregue valor las recomendaciones!
Estoy a un mensaje de distancia! ¿Te agregó valor? ¿Qué otros utilizas? Te leo en los comentarios.
Tú puedes conseguirlo, adelante!
Coach Lean Ágil e Innovación Empresarial